Podľa zákona sa vodomery musia vymeniť každých päť rokov, plynomery majú oveľa dlhšiu dobu a merače tepla sa v domácnostiach menia postupne. Kontroly niektorých iných objektov je potrebné vykonať raz ročne a je k tomu potrebná spolupráca zo strany zákazníka.
Vyžaduje si to precízne plánovania zo strany distribučných sietí a dodávateľov energií, či správcov objektov, pretože dotknutí zákazníci musia byť písomne informovaní v zákonom stanovenej lehote pred plánovanou činnosťou. To znamená veľa organizačného a administratívneho úsilia pri vytváraní a odosielaní veľkého počtu listov načas. Tablano je v tomto procese plánovania mimoriadne nápomocné: jediným kliknutím je možné vytvoriť personalizované listy pre zákazníkov o plánovanej zmene či kontrole.
Napríklad v agende meračov – pred uplynutím doby platnosti kalibrácie meradla, musia byť spotrebitelia okamžite informovaní zo strany spoločnosti o nadchádzajúcej výmene zariadenia. Odoslanie týchto oznámení vrátane oznámenia o stretnutí si predtým vyžadovalo niekoľko dní alebo dokonca týždňov času na prípravu. Pomocou programov, ako je Microsoft Word, boli prispôsobené formulárové listy vytvárané ručne, čo bolo časovo náročné. Pri istej úrovni chybovosti pri prenose údajov tento postup liezol zodpovedným na nervy.
Uľahčite si to!
S tablano si zjednodušíte organizáciu a prípravu zákazníckych listov. Naplánujte si všetky stretnutia pre svojich zákazníkov flexibilne na PC (individuálne alebo hromadné objednávky, zoradené podľa ulice, okresu alebo číselného rozsahu zákazníkov) a použite ich na generovanie personalizovaných listov len na pár klikov. Listy sú k dispozícii v digitálnej forme vo formáte PDF a možno si ich stiahnuť, vytlačiť alebo poslať e-mailom. Navyše, tablano umožňuje použiť rôzne pripravené šablóny. Napríklad ak časť plánovanej výmeny vodomeru prevezme externý poskytovateľ služieb, vytvoríte iný sprievodný list s individuálnou šablónou listu a odlišnými časťami textu.
V agende zmien zmluvných podmienok, cenových výmerov alebo VOP môže tablano poslúžiť nielen na generovanie oznámení ale aj automaticky doplnených zmluvných dokumentov. Prehľadný zoznam zákazníkov zas môžete využiť aj na evidenciu vykonaných hovorov alebo iných aktivít v komunikácii so zákazníkom.
Ďalšia výhoda tablano riešenia: ak je potrebné koordinovať pevné termíny s jednotlivými spotrebiteľmi, interaktívny kalendár zobrazuje všetky dostupné časové úseky zamestnancov v dennom, týždennom alebo mesačnom prehľade – to šetrí drahocenný čas v organizácii. Aj na krátkodobé zmeny termínov je možné okamžite reagovať: ak je potrebné termín zmeniť, možno ho jednoducho presunúť myšou a prideliť zodpovedným zamestnancom.
Funkcionalitu generovania rôznych typov dokumentov používajú mnohí používatelia tablana aj v aplikácii pri práci v teréne, nielen pri práci v kancelárii.