Mesto Sabinov patrí do top 3 miest s počtom nájomných bytov v SR. Tablano umožňuje mestu Sabinov rozsiahlu evidenciu udržiavať v prehľadnom a jednoduchom riešení. Na pár klikov sú k dispozícii údaje o každom byte, nájomcoch, poruchách, zariadeniach. Novinkou je generovanie protokolov o prevzatí/odovzdaní bytu priamo v tablete. O skúsenostiach s tablanom, jeho implementácii, očakávaniach a nápadoch sme sa rozprávali s Lukášom Janigom, vedúcim právneho oddelenia a správy majetku mesta Sabinov.
Skúste stručne charakterizovať rozsah agendy, ktorú evidujete v tablane.
L. Janiga: Stručne charakterizované, v tablane evidujeme administratívno-právu agendu v kombinácii s technicko-správcovskou agendou. Ak by som mal byť konkrétnejší, tak v tablane evidujeme komplexne všetky nájomné zmluvné vzťahy (od samotnej nájomnej zmluvy, cez zoznam osôb bývajúcich v byte až po výšku mesačných zálohových platieb), samotných nájomcov v rozsahu základných identifikačných a kontaktných údajov, taktiež evidujeme veľmi detailný technický popis každého bytu, resp. nebytového priestoru v orientačnom rozsahu od veľkosti bytu, počtu jednotlivých miestností, ich technického vybavenia vrátane detailnej fotodokumentácie jednotlivých zariadení a vybavenia bytu, súčasťou evidencie sú aj preberacie a odovzdávacie protokoly, hlásenie porúch, zadávanie konkrétnych úloh a pod.
Koľko nájomných bytov má mesto Sabinov v správe/vlastníctve?
L. Janiga: Aktuálne hotových a užívaných je 331 bytov, dokončuje sa ďalších 8 bytov v novom bytovom dome, pričom v horizonte roka sa má spustiť výstavba ďalšieho bytového domu s kapacitou 24 bytov. K tomuto číslu je ešte potrebné prirátať mestom prenajímané nebytové priestory v celkovom počte 25, ktoré súžia najmä ako rôzne prevádzky (banka, optika, kaderníctvo, obchodné prevádzky potravín, diskontov a pod.) ako aj množstvo ďalších budov v majetku a správe mesta, ktoré sú využívané na rôzne, najmä verejnoprospešné účely (budova polikliniky, športová hala, materské školy, kultúrne domy a pod.)
To je celkom dosť, nie? Viete to porovnať s inými mestami vašej veľkosti?
L. Janiga: Čo sa týka čisto počtu nájomných bytov, je mesto Sabinov v prvej trojke, minimálne s prihliadnutím na samotnú veľkosť mesta a počet obyvateľov na slovenské pomery. V porovnaní s veľkostne podobnými mestami, napr. ako sú Zlaté Moravce, Detva, Levoča, Šamorín či Bytča, dovolím si tvrdiť, že patrí k špičke na Slovensku.
Ako ste evidovali túto agendu pred tablanom?
L. Janiga: Danú agendu v prvom rade evidovali v rôznej a rozdielnej miere dva samostatné subjekty, a to samotné mesto ako vlastník a samostatná obchodná spoločnosť ako správca a zároveň dodávateľ tepla. Každý zo subjektov evidoval jemu vlastné záujmové informácie, ktoré však z času na čas zaujímali aj druhý subjekt. Navyše, všetky údaje sa evidovali v listinnej forme.
Pred nedávnom (október 2023) ste sa rozhodli, že tablano bude v obmedzenej miere využívať aj mestský podnik Sabyt. Čo Vás k tomu viedlo?
L. Janiga: Od začiatku som vedel, že pre potreby mesta na plnohodnotné užívanie bude potrebné zapojiť aj správcovskú spoločnosť, bol to môj zámer od začiatku. Zároveň som si však uvedomoval nevyhnutnú postupnosť krokov, spočívajúcu v prvom rade vo vytvorení na mieru ušitej databázy požadovaných údajov, druhým krokom po vytvorení samotnej evidencie a aplikácie bolo „nakŕmenie“ základnými, najmä administratívno-právnymi údajmi. Po skvele odvedenej práci zo strany kolegýň sa mohlo pristúpiť k finálnemu upgrade-u, a to v postupnom zadávaní detailných informácii o jednotlivých bytoch (od zariadenia a vybavenia bytov, cez evidenciu porúch a ich odstraňovania až po preberacie protokoly s jednotlivými nájomcami), čo je v praxi ťažko dokázať bez správcu bytového fondu a najmä jeho zamestnancov, ktorí túto časť majú v pracovnej náplni.
Tablano používate v evidencii nehnuteľností už druhý rok. Aký je rozdiel oproti predchádzajúcemu spôsobu evidencie?
L. Janiga: Predchádzajúci spôsob bol výlučne listinný, často krát evidovaný v ťažko dostupných, klasických „šanónoch“ a tabuľkách. Rozdiel je teda markantný.
Čo bolo najväčšou výzvou pri zavádzaní tablana do života?
L. Janiga: Trochu som mal obavu, ako sa podarí správne „naladiť“ kolegov a ľudí. Myslím, že sa to podarilo celkom dobre, moja obava sa nenaplnila, a tak teda teraz už všetci zúčastnení na používaní tablana z toho ťažia najmä benefity, ktoré systém tablano umožňuje. Trošku nadnesene povedané (s nadsázkou), aj v bežnom pracovnom týždni môžu používatelia tablana zažiť pocit sobotienky. Ono je to v princípe o tom, že ak každý z užívateľov na začiatku pochopí, že v konečnom dôsledku mu to významne uľahčí prácu, tak sa aj prvotné obavy z každej zmeny rýchlo vytratia.
Vráťme sa na chvíľu na začiatok používania tablana. Osobne ste sa podieľali na vytváraní evidencie „na mieru“. Aká to bola pre Vás skúsenosť byť pri „vzniku“ novej aplikácie, teda jej využitia?
L. Janiga: V prvom rade, úplne nová, konečne som mal možnosť sa trošku cítiť ako IT-čkár (smiech). Zároveň ma to od začiatku celkom zaujalo a „vtiahlo“ do samotnej tvorby „šitia na mieru“. Vedel som čo potrebujem evidovať, v akej miere detailov je to potrebné evidovať a na aký účel to chcem evidovať. Jednou z ďalších výhod evidencie v tablane je veľmi operatívna schopnosť zmeny v samotnej evidencii, teda ak sa náhodou po istom čase používania ukáže niečo ako nedostatočne evidované, resp. zbytočne evidované, tak nie je problém samotný systém v horizonte týždňov zmeniť podľa vzniknutej situácie, resp. potreby. Skúsenosť to bola vcelku podnetná a pre moju bežnú pracovnú agendu veľmi zaujímavá a osviežujúca.
Ako to hodnotíte po prvých mesiacoch?
L. Janiga: Teraz nebudem preháňať ak poviem, že som milo prekvapený s pozitívnym prístupom zamestnancov a najmä s lineárnym nárastom už dostupných dát.
Po takmer 2 rokoch života s tablanom, aké vidíte hlavné výhody?
L. Janiga: Hlavné prednosti nového spôsobu evidencie spočívajú v rýchlosti dohľadania požadovanej informácie, čo je v princípe záležitosť zopár sekúnd, v dostupnosti požadovanej informácie, teda je dostupná v každom PC s prístupovými údajmi ako aj priamo v teréne prostredníctvom tabletu, v prehľadnosti vyhľadávania, ktoré je užívateľsky veľmi prívetivé a v neposlednom rade v obsahovej kvantite zhromaždenej na jednom mieste, navyše to množstvo dát je prístupné takmer kdekoľvek.
Ktorú funkcionalitu využívate najčastejšie?
L. Janiga: Osobne často využívam v prípade porúch a prípadných reklamácii databázu vybavenia a zariadenia jednotlivých bytov, pričom veľmi praktickým doplnkom tejto funkcionality sú fotografie s časovou pečiatkou, teda veľmi ľahko preukázateľný stav bytu, resp. jeho vybavenia v danom rozhodnom čase. V prípade potreby posudzovania jednotlivých nájomných vzťahov, často používanou funkcionalitou je rýchly prístup k samotnej nájomnej zmluve a k základným údajom o tom ktorom nájomcovi.
Ako sa Vám spolupracuje s tablano tímom?
L. Janiga: Nadmieru. Ľudia v tíme tablano sú v prvom rade veľmi milí a ústretoví. Primárne sú nastavení na čo najrýchlejšie pochopenie požiadavky, zároveň rýchlo a operatívne vedia posúdiť danú požiadavku a ponúknuť technicky schodné riešenie. Spoluprácu s tímom tablano môžem každému len s pozitívnym hodnotením odporúčať.
Máte plán kam by ste sa chceli s tablanom posunúť v najbližšom roku?
L. Janiga: Na našej strane očakávam úplné doplnenie databázy a jej priebežnú aktualizáciu. Výzvou bude zapojenie údržbárov do evidencie činností, lebo oni vykonávajú opravy, výmeny meračov apod. Sprehľadnenie ich výkonov považujem za dôležitý skoro posledný kamienok do peknej mozaiky.
